POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN

En desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, MÉDICOS PHARMA adopta el presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales, el cual establece los lineamientos institucionales para la recolección, uso, almacenamiento, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales tratados en el desarrollo de su objeto social.

Este Manual tiene como finalidad garantizar la protección del derecho fundamental de hábeas data de los titulares de la información, así como establecer los procedimientos internos necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

2. OBJETIVO

El presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos tiene por objeto definir las políticas, principios, responsabilidades, procedimientos y medidas de seguridad adoptadas por MÉDICOS PHARMA para asegurar el adecuado tratamiento de los datos personales, de conformidad con la normatividad vigente y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en este Manual aplican a:

• Todos los datos personales contenidos en bases de datos físicas o digitales administradas por MÉDICOS PHARMA.
• Todos los empleados, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y terceros que intervengan en el tratamiento de datos personales.
• Los datos recolectados a través del sitio web https://medicospharma.com.co/, plataformas de comercio electrónico, formularios digitales, canales de atención, redes sociales y demás medios utilizados por la empresa.

4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: MÉDICOS PHARMA

NIT:
Teléfono de contacto: +57 (318) 785-1365
Actividad económica: Venta y comercialización de productos homeopáticos para toda la familia
Domicilio: Calle 13 # 66 Bis 57 Oficina 203 Centro Comercial La Fontana, Santiago de Cali, República de Colombia
Sitio web: https://medicospharma.com.co/
Correo electrónico de contacto: contacto@medicospharma.com.co

MÉDICOS PHARMA actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

5. MARCO LEGAL

El presente Manual se rige por las siguientes disposiciones:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• Circulares y guías emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio

6. DEFINICIONES

Para los efectos del presente Manual, se aplicarán las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, entre ellas:

• Autorización
• Base de datos
• Dato personal
• Dato sensible
• Encargado del tratamiento
• Responsable del tratamiento
• Titular
• Tratamiento
• Transferencia
• Transmisión

7. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

MÉDICOS PHARMA garantizará que el tratamiento de los datos personales se realice conforme a los siguientes principios:

• Principio de legalidad
• Principio de finalidad
• Principio de libertad
• Principio de veracidad o calidad
• Principio de transparencia
• Principio de acceso y circulación restringida
• Principio de seguridad
• Principio de confidencialidad

8. CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

8.1 Datos personales tratados

MÉDICOS PHARMA podrá tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

• Datos de identificación
• Datos de contacto
• Datos comerciales y transaccionales
• Datos de facturación y envío
• Datos tecnológicos asociados a la navegación web

8.2 Datos sensibles

MÉDICOS PHARMA no exige la entrega de datos sensibles para la adquisición de sus productos.

En caso de que el titular suministre voluntariamente datos sensibles, se informará de manera expresa que no está obligado a hacerlo y se solicitará autorización explícita para su tratamiento.

8.3 Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará respetando su interés superior y garantizando sus derechos fundamentales, previa autorización del representante legal.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por MÉDICOS PHARMA serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar el registro de usuarios en la plataforma de comercio electrónico.
• Procesar pedidos, pagos, facturación y envíos.
• Atender solicitudes, consultas, quejas y reclamos.
• Enviar información relacionada con el estado de pedidos.
• Desarrollar actividades de mercadeo y promoción, previa autorización.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.
• Realizar análisis estadísticos y de comportamiento de consumo.
• Garantizar la seguridad de las transacciones electrónicas.

10. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de MÉDICOS PHARMA se realizará previa autorización libre, previa, expresa e informada del titular, la cual podrá obtenerse por medios escritos, electrónicos o digitales.

La autorización podrá ser revocada en cualquier momento, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que lo impida.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso de sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

12.1 Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción.

12.2 Reclamos

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, conforme a lo establecido en la ley.

13. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

MÉDICOS PHARMA se compromete a:

• Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de las autorizaciones.
• Adoptar medidas de seguridad adecuadas.
• Tramitar oportunamente consultas y reclamos.
• Informar a la autoridad competente sobre incidentes de seguridad.
• Cumplir las instrucciones impartidas por la SIC.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

MÉDICOS PHARMA implementa medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida.

15. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Los datos personales podrán ser transmitidos a proveedores tecnológicos, pasarelas de pago y empresas de logística, únicamente para el cumplimiento de las finalidades autorizadas y bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.

16. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web podrá utilizar cookies para mejorar la experiencia del usuario. El titular podrá configurar su navegador para aceptarlas o rechazarlas.

17. MODIFICACIONES AL MANUAL

MÉDICOS PHARMA se reserva el derecho de modificar el presente Manual en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web institucional.

18. VIGENCIA

El presente Manual rige a partir de la fecha de su publicación y permanecerá vigente mientras MÉDICOS PHARMA realice tratamiento de datos personales.